La conciliación bancaria garantiza que el saldo de caja de la empresa sea el que se pensaba. Si el saldo contable es diferente del saldo bancario, su equipo de contabilidad debe sentarse y analizar a fondo ambos registros para eliminar las anomalías.
Una conciliación bancaria consiste en cotejar la información relativa a las cuentas de efectivo de los registros contables con la información correspondiente de los extractos bancarios. En pocas palabras, una conciliación es la forma en que una empresa se asegura de tener el efectivo que cree tener.
Mientras que los estados financieros, como el libro mayor, indican cuánto dinero debería tener una empresa. Un extracto bancario indica cuánto dinero tiene una empresa porque es una imagen exacta de todas las transacciones realizadas durante un tiempo determinado que afectaron a su cuenta.
Con los pagos y los depósitos en constante tránsito y elementos adicionales como los intereses y las comisiones bancarias que hay que contabilizar, es improbable que ambos se equilibren por sí solos. El objetivo es encontrar la diferencia entre los dos y registrar los asientos contables, cuando sea necesario, para hacerlos coincidir.
Estado de conciliación bancaria
El término «conciliación bancaria» se refiere en realidad al proceso de verificación y ajuste del movimiento de efectivo. En cambio, un estado de conciliación bancaria es un documento formal que una empresa prepara para mantener sus registros.
Los socios o financiadores pueden exigir estados de conciliación bancaria como parte del proceso de financiación, y son útiles en caso de auditoría. Después de realizar una conciliación bancaria, se aconseja que el documento se guarde en el archivo como cualquier otro estado financiero que una empresa genere y se conserve como parte de sus registros.
Normalmente, los contables preparan el estado de conciliación bancaria a mano o con la ayuda de un software de contabilidad integrado. Sin embargo, algunas empresas emplean a proveedores externos para conciliar sus registros bancarios para mejorar la precisión y el tiempo de respuesta. Esto es especialmente común en las empresas más grandes que tienen más transacciones que contabilizar cada mes.
Estas pocas razones ponen de manifiesto por qué es obligatorio realizar conciliaciones bancarias frecuentes:
- La conciliación bancaria garantiza la exactitud de las transacciones y la contabilización en el libro mayor.
- La conciliación bancaria ayuda a identificar y evitar fraudes antes de que sea demasiado tarde.
- El estado de conciliación bancaria se utiliza para identificar posibles retrasos en la compensación de cheques.
¿Con qué frecuencia debe realizarse la conciliación bancaria?
Las conciliaciones bancarias deben realizarse diariamente para eliminar cualquier posibilidad de fraude o irregularidad financiera. Normalmente, las organizaciones concilian el estado de cuenta una vez al mes. Las conciliaciones mensuales pueden dar lugar a muchas anomalías en el saldo bancario y el saldo contable, y se irán acumulando. Por eso, los estados de conciliación bancaria deben prepararse con precisión a diario.
¿Cómo se prepara un estado de conciliación bancaria?
En todos los sectores, se utilizan estos dos métodos populares para preparar un estado de conciliación bancaria:
- Reglas de suma y resta
- Método del crédito y del débito
Los equipos de finanzas y contabilidad suelen seguir los siguientes pasos para preparar un extracto de conciliación bancaria:
- Paso 1: Comparar el extracto bancario con el libro mayor
- Paso 2: Ajustar el extracto bancario
- Paso 3: Ajustar el saldo de caja
- Paso 4: Comparar los saldos y añadir asientos si es necesario
Ahora, surge la pregunta:
¿Qué es un asiento para la conciliación bancaria?
Un asiento representa los datos que deben añadirse al libro mayor de una empresa al realizar la conciliación bancaria. Esto se debe a que estos asientos de datos estaban presentes en el extracto bancario pero no en el libro mayor. Algunos ejemplos de asientos incluyen intereses bancarios, pagos de préstamos, etc.
¿Cuál es la fórmula para el cálculo?
La fórmula para la conciliación bancaria es:
- (Saldo de la cuenta de efectivo según sus registros) suma o resta ( datos de conciliación) = (Saldo del extracto bancario).
¿Cuáles son los retos que se plantean al conciliar los extractos bancarios?
La conciliación bancaria es fundamental y los extractos bancarios tienen múltiples usos. Sin embargo, conciliar los extractos manualmente a diario puede resultar complicado. Exploremos algunos desafíos de la vida real experimentados por las organizaciones de todo el mundo:
- Proceso lento de introducción de datos
Los analistas tienen que entrar manualmente en los sistemas bancarios para extraer los extractos bancarios, acceder al sistema ERP para analizarlos y compararlos con el saldo de caja. Realizar esta actividad recurrente puede resultar un proceso lento debido a la elevada intervención manual que conlleva.
- Posibilidades de conciliación con errores
Existen mayores posibilidades de que se produzcan errores humanos al conciliar manualmente. Esto no sirve al propósito de mejorar la precisión de las transacciones.
- Falta de un sistema central de auditoría
Una vez preparado el extracto de conciliación, es importante almacenar el extracto de conciliación bancaria con fines de auditoría. Si la conciliación se realiza en papel, en ese caso, mantener la pista de auditoría puede resultar complicado.
¿Por qué es necesaria la automatización de la conciliación bancaria?
Para garantizar unos índices de precisión más elevados, las organizaciones están virando poco a poco hacia la automatización del proceso contable. La automatización descartará la posibilidad de cualquier error manual al introducir los datos y conciliar el estado de cuenta.
¿Cuáles son las ventajas del software de conciliación bancaria?
- Totalmente automatizado y eficiente
Muchos equipos financieros pasan la mayor parte de su tiempo introduciendo datos, intentando comprender las incoherencias y perdiendo el tiempo en tareas manuales y repetitivas. La aplicación de conciliación bancaria automatiza el proceso, lo que permite a su equipo centrarse en las tareas de mayor nivel, al tiempo que mejora la precisión y los conocimientos, refuerza los controles y reduce los riesgos de auditoría.
- Controles internos mejorados y menos errores
La aplicación de software de conciliación bancaria aumenta los controles internos al permitir que las organizaciones vean cómo funciona el proceso y se sientan seguras de que siempre está funcionando sin problemas. También evita cualquier actividad que no forme parte del proceso, y se pueden establecer alertas para cualquier cambio o actividad inusual.
Al reducir las entradas humanas manuales y adoptar la asignación automática, se pueden reducir los errores. La automatización ayuda a prevenir muchos errores potencialmente costosos, y también se darán alertas para detectar problemas a medida que surjan en tiempo real.
- Mayor transparencia y pista de auditoría
El software guarda todo el historial de datos y las conciliaciones. Esto es útil tanto para las pruebas de auditoría y el cumplimiento, como para los datos históricos. Puede utilizar este registro para averiguar cuánto costaba algo en el pasado, lo que podría ayudarle a presupuestar los gastos futuros. Esto le ayuda a presupuestar y gestionar mejor las finanzas de su organización.
- Responsabilidades delegadas
Puede asignar responsabilidades y gestionar los controles de acceso con el software de conciliación. Como consecuencia, todos los miembros de su equipo de contabilidad comprenden sus responsabilidades y funciones. Cuando una conciliación requiere aprobación, el sistema asigna automáticamente el siguiente paso al aprobador correspondiente.
