Seguramente en algún momento te topaste o escuchaste de la factura proforma, ya sea como empresa o como autónomo. Se envían a un comprador con los detalles que luego incluirá la factura para dar toda la información al cliente.
En este texto conoceremos qué es, cómo se hacen y para qué sirven las facturas proforma.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma no es cualquier factura, se trata de un documento que declara el compromiso del vendedor de proporcionar los bienes o servicios que se detallan al comprador a un precio determinado. No tiene validez fiscal ni contable pero suele ser necesaria para presentarla a los clientes.
A diferencia de otros documentos, estas facturas no se registran como cuentas por cobrar por el vendedor ni están registradas como cuentas por pagar por el comprador. No forman parte de la contabilidad ni tampoco tienen validez en Hacienda.
Las facturas proforma tienen como finalidad especificar las condiciones de venta para que de esta manera el comprador pueda tener la información de la mercancía que recibirá al momento de la compraventa. Por lo general, suelen ser muy comunes en el comercio internacional.
Una vez que el comprador la acepta, la factura proforma sirve para confirmar los detalles de venta y sustituir a la oferta comercial. En otros casos también puede servir para solicitar préstamos, presentándose como factura, entregando al banco antes de la compra.
¿Cuándo usar la factura proforma?
Este documento se usa principalmente en tres casos:
- En operaciones comerciales internacionales para dejar registro del valor de una operación o a modo de oferta de venta.
- Para que un cliente tenga los detalles del producto o servicio que solicitó. Al momento del acuerdo esta factura deberá convertirse en una legal, con sus respectivas especificaciones.
- Como justificación y compromiso de inversión al solicitar subvenciones estatales o financiación.
- Para detallar al cliente lo que incluirá la factura posterior al acuerdo de compra y quede una constancia.
Requisitos de una factura proforma
Antes de realizar este tipo de facturas deberá tener en cuenta ciertos parámetros para que pueda ser considerada proforma:
- Título donde se indique que es una proforma.
- Datos del proveedor
- Identificación del cliente.
- Descripción de los productos o servicios que se venden, cantidad, precio unitario y el total
¿Cómo hacer una factura proforma?
Los requisitos de este tipo de factura no son obligatorios pero al ser usuales a nivel nacional e internacional, deben cumplirse para no generar inconvenientes y mantener una buena relación comercial. Para garantizar su validez la factura proforma debe tener:
- Fecha de emisión.
- Identificación en el encabezado de que es una factura proforma.
- Identificación del proveedor: nombre, domicilio, identificación fiscal, IVA intercomunitario, entre otros.
- Identificación del destinatario: nombre, domicilio, identificación fiscal, IVA intercomunitario, entre otros.
- Descripción de la operación: concepto, cantidad, precio unitario y precio total. Incluyendo los gastos de transporte y del seguro, si le correspondieran al exportador.
- Los impuestos aplicables, en caso corresponder el IVA y/o el tipo de IRPF.
Aunque el contenido se parece a una factura común, es importante colocar lo necesario ya que en un futuro le puede servir para crear la factura final.
Diferencias entre factura común y proforma
Aunque a simple vista parezcan muy parecidas, una factura comercial y una factura proforma no tienen nada que ver. La gran diferencia radica en que la factura comercial tiene validez fiscal y es un documento definitivo que no se puede modificar.
La proforma por su parte es un documento sin validez fiscal que se usa previo a la emisión de la factura.
Entonces, si ya se ha aceptado nuestro presupuesto por escrito o de palabra, cuando todavía no se ha hecho la entrega de bienes o servicios, ni su pago, la factura proforma refleja esta negociación por escrito, siendo en algunas oportunidades la sustituta del presupuesto por escrito, si la factura proforma es aceptada y firmada por nuestro cliente.
Igualmente, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones legales:
«Nuestro Código Civil (RD de 24 de julio de 1889) da al documento privado el mismo valor que a una escritura pública entre los que lo han firmado y sus causahabientes (art. 1.225); la única diferencia es que el documento público, al estar intervenida por un notario u otro funcionario público, prueba directamente su contenido mientras que en el documento privado hay que adverar la autenticidad de las firmas mediante un análisis grafológico u otro tipo de prueba o el reconocimiento expreso de la persona que ha firmado (este reconocimiento se puede dar de manera espontánea o provocada por la otra parte requiriéndole para que lo haga). En cuanto a la fecha en que se ha emitido la factura solo hace prueba desde la fecha en la que hay alguna intervención de un funcionario público reflejada en el documento (salvo que sea reconocida ante autoridad pública por el afectado)».
«Por su parte la Ley de Enjuiciamiento Civil (Ley 1/2000 de 7 de enero) lo declara como medio de prueba (art. 299) con la valoración general de la prueba y, por tanto, con adveración de firmas, reconocimiento u otros medios. Por otro lado esta misma Ley Adjetiva, en su art. 324, define el documento privado como aquél que no es público (que no aparece en ninguno de los casos previstos en su art. 317)».
Otros aspectos de la factura proforma
Como aspectos importantes, no debemos olvidar que la información contenida en la factura debe satisfacer los requerimientos del cliente. El no incluir cualquier detalle, su fin informativo no se cumplirá y hará de este un papel inservible.
Por lo general, no necesitan enumerarse, aunque si así lo prefiere podría llevar una numeración especial para que sea más sencillo poder identificarlas.
Tampoco requieren firma o sello. En caso de incluir un descuento o modo especial, a fin de promocionar o generar confianza, solo basta con incluirlo y que quede como constancia en el monto total. De hecho, se pueden reflejar las formas de pago y los datos de las cuentas, para que tengan la información una vez se concrete la compra del producto o servicio. En definitiva, es una buena forma para gestionar de forma eficaz todas las fases del proceso de presupuestado o facturación.
