Una factura rectificativa es un documento oficial que se emite cuando tiene lugar una transacción entre una empresa y un cliente, detalla el intercambio de bienes o servicios por dinero. Si emite una factura y más tarde se da cuenta de que ha cometido un error, hay procedimientos que puede seguir para corregirla.
En este artículo se explican estos procedimientos y se indica qué hacer si tiene que corregir una factura incorrecta. Para poder modificar la factura de forma correcta, es importante determinar primero en qué punto del proceso de facturación se encuentra y qué información es incorrecta.
Modificación de una factura rectificativa que aún no se han emitido
Si se da cuenta de que la factura es incorrecta antes de haberla enviado al cliente, el problema puede resolverse fácilmente. Basta con editar la factura y corregir el error. Una factura no se considera «emitida» si todavía no se ha entregado al destinatario.
Modificación de facturas ya emitidas
Si ya ha emitido su factura -es decir, ha enviado la factura a su cliente- y sólo después se ha dado cuenta de que es incorrecta o contiene un error, entonces tiene diferentes opciones dependiendo de cuál sea el error.
Si desea modificar el importe original de la factura, deberá emitir una nota de crédito. Esto ocurre en los casos en los que se ha olvidado de incluir un descuento, o necesita emitir un reembolso a alguien por productos dañados.
Editar una factura enviada
Ocasionalmente, puede editar una factura que ya ha sido enviada, aunque no es una práctica habitual. Supongamos que ha cometido un pequeño error, como una embarazosa falta de ortografía o una errata en los datos de contacto.
Esto se puede corregir fácilmente. Lo que debes hacer es abrir la factura enviada y hacer clic en ‘⋮’ > ‘Editar’. A continuación, puedes realizar la corrección y, cuando hayas terminado, hacer clic en «Guardar».
Recuerda que ya has enviado esta factura a tu cliente. Esto significa que su cliente ha recibido un correo electrónico con los detalles de la factura y los enlaces para descargar la factura en formato PDF y pagar el importe adeudado.
Si posteriormente realiza un cambio en la factura, los enlaces dirigirán a su cliente a la versión actualizada de la factura. Sin embargo, los datos del propio correo electrónico no se actualizarán. Por lo tanto, puede ser necesario que expliques lo que has hecho para que tanto tú como tu cliente estéis de acuerdo.
Recuerde: nunca modifique los precios de una factura que ya haya enviado. La factura modificada seguirá teniendo el mismo número de factura y cambiar el precio confundirá a su cliente. Para modificar un precio, debe crear una nota de crédito y empezar de nuevo.
Factura rectificativa: ¿Hay que corregir una factura proforma?
La naturaleza de una factura proforma es declarar el compromiso del vendedor de proporcionar bienes o servicios a un comprador a un precio específico, antes de que se conozcan todos los detalles de la factura.
Dado que la factura proforma no es una factura «oficial» por definición, no tiene ningún valor fiscal. Por ello, si encuentra un error en una factura proforma ya emitida, no es necesario emitir una nota de crédito ni modificar su contenido de manera formal. Una vez que convierta la factura proforma en una factura ordinaria, podrá corregir las incorrecciones que pueda tener.
¿Cómo puedo realizar correctamente una factura rectificativa?
Si se ha deslizado un error en una factura, el cliente puede solicitar una nueva factura rectificativa. Esto es especialmente importante para los clientes empresariales. Porque las facturas incorrectas pueden poner en peligro la deducción del impuesto soportado.
Pero no se preocupe, no tendrá que corregir cada error tipográfico u ortográfico. Si el objetivo de la factura sigue siendo claramente reconocible, no es necesario corregirla. Estos pequeños errores no significan que no se pueda compensar el impuesto soportado en la declaración anticipada del IVA.
Pero, ¿Qué ocurre si hay errores importantes en la factura y la información obligatoria es incorrecta o incluso se ha olvidado? Por ejemplo, si se ha especificado incorrectamente la fecha de la factura o la cantidad de entrega. En ese caso, hay que corregir la factura, siguiendo estos formatos:
1. La factura aún no se ha contabilizado
Si la factura aún no ha sido pagada y contabilizada, no es necesario escribir una corrección de la factura. Puede crear una factura completamente nueva con el mismo número de factura. O escribir un documento de rectificación, este documento se utiliza para corregir la información incorrecta y enviarlo al cliente. Éste debe archivar el documento junto con la factura original.
No debe faltar la siguiente información para que el documento de rectificación pueda asignarse clara y correctamente a la factura original:
- Referencia a la fecha y al número de la factura original.
- Corrección del error.
- Nombre y dirección del proveedor de servicios.
2. La factura ya se ha contabilizado
En este caso es un poco más complicado porque la factura no se puede modificar posteriormente. Hay que anular la factura, para ello, se escribe una corrección de la factura con un importe de factura negativo: la factura antigua queda invalidada y «neutralizada».
Para que la corrección de la factura pueda asignarse claramente a la factura original, no deben faltar los siguientes datos:
- El número de la factura original
- La fecha de la factura original
A continuación, escriba una nueva factura con un nuevo número. Lo mejor es incluir el número de la factura antigua en el asunto. De este modo, la nueva factura puede asignarse a la factura original sin ninguna duda.
¿Y qué ocurre si la factura ya se ha contabilizado, pero el cliente sólo se queda con una parte del envío y devuelve el resto? Entonces no tiene que anular toda la factura. Sólo hay que escribir una corrección de la factura por la parte devuelta de la entrega y enviarla al cliente. Esto no corrige la factura real, pero la factura corregida ajusta el importe de la factura y, por tanto, también el resultado.
